Registratie elektronisch
Beelddocumenten: pdf en jpg/jpeg/bmp/gif/png
pdf documenten
De beste manier om documenten te registreren is door het uploaden van .pdf bestanden. Van dit bestandstype kan door ons systeem een beeld met registratiekenmerk worden gemaakt wat in uw archief als bewijsstuk kan worden bewaard.
Op uw deponeringsbewijs wordt alleen het eerste blad van het document (verkleind) weergegeven. Tip: Zorg indien mogelijk dat dit eerste blad kenmerkende gegevens bevat.
1 maak een .pdf bestand van het document door het originele document, meestal dus voorzien van handtekeningen, plaats en datum van ondertekening, in te scannen en het scan-bestand op te slaan op uw computer. Onthoud waar het bestand wordt opgeslagen.
of:
2 gebruik een niet ondertekend, reeds bestaand .pdf bestand. Voor veel doeleinden kan het voldoende zijn om de inhoud van een document te registreren.
.pdf bestanden beveiligd met een wachtwoord worden als overige bestanden behandeld.
jpg/jpeg/bmp/gif/png
Als het niet mogelijk is om het bestand om te zetten naar .pdf, bijvoorbeeld omdat het formaat niet geschikt is of de inhoud van het document daardoor zou worden gewijzigd, kan het document met de structuur van jpg, jpeg, bmp, gif of png nog net als elk ander bestand (zie 'overige bestanden') worden geupload. Onze software zal bij de genoemde extensies proberen er een beeld van te maken en dit in de bevestiging van de registratie weer te geven. Het kan zijn dat het bestand daar niet geschikt voor is, bijvoorbeeld vanwege de omvang of omdat er specifieke eigenschappen aan het bestand zijn verbonden. In dat geval wordt de registratie wel bevestigd maar zonder beeldweergave in de bevestigingsmail.
Is het geen bezwaar om het beeldbestand om te zetten naar .pdf dan kunt u het bestand eerst afdrukken als .pdf door het bestand in een geschikt programma te openen en van daaruit af te drukken naar een zogenaamde pdf-printer. In de laatste Windows versies is een pdf-printer al aanwezig. Beschikt u nog niet over een pdf-printer dan zijn er gratis printerdrivers te downloaden, bijvoorbeeld http://www.primopdf.com
Registratie van overige bestanden
Alle bestanden, zoals muziekbestanden, films, programma's, kunnen worden geregistreerd door het uploaden van het bestand. Op onze servers worden bestanden volstrekt ongeopend en ongewijzigd opgeslagen zodat er geen risico op de import van virussen bestaat.
U moet het bestand wel 'zippen', waardoor het als het ware wordt verpakt.
In de huidige windows-versies is een zip-tool aanwezig (in verkenner, onder de rechtermuisknop)
Werkwijze
1. kies het bestand in het formulier voor het uploaden van bestanden
2. vul de nodige gegevens in
1. Vul zoveel mogelijk gegevens in die de inhoud van het bestand kunnen weergeven. Als het een document betreft waar één of meer partijen bij betrokken zijn vul dan de gegevens van de betrokken partijen in. Elk ingevuld email-adres krijgt de bevestiging van registratie toegestuurd. Dit versterkt de (latere) bewijskracht van het bestaan van een afspraak/overeenkomst. Het is overigens niet verplicht en wij controleren ook de inhoud van de overeenkomst niet met de gegevens in dit formulier (de geuploade bestanden worden nooit geopend).
2. Voor het later opvragen van bestanden/documenten worden de gegevens gebruikt die in dit formulier worden opgenomen.
3. betaal de kosten via Ideal, creditcard of overschrijving
4. na verwerking van uw betaling, via Ideal is dat vrijwel onmiddellijk, wordt een email verzonden met de bevestiging van uw upload. De email bevat:
- registratienummer
- de naam van het bestand
- datum en tijd van upload
- een controlegetal (checksum)
- bij een .pdf: een verkleinde weergave van de eerste pagina van het document
- een downloadlink
- en voorts alle gegevens die in het formulier zijn opgenomen
Met de link kan een kopie van het .pdf bestand worden gedownload en kan desgewenst worden geverifieerd dat het document op de servers van Registratiebureau is opgeslagen.
De link blijft 4 dagen geldig. Daarna kunt u het document nog wel opvragen, zie onder 'opvragen'
(Tip: als u de inhoud van uw document niet terug wilt zien in de bevestigingsmail, zorg dan dat u er een zip bestand van maakt; onze software zal dan niet proberen de inhoud weer te geven)
3. ontvang uw deponeringsbewijs per e-mail (check eventueel uw spam)