Registratie conventioneel: "op papier"

Het Registratiebureau kan ook nog op de conventionele manier documenten registreren, al zijn daar uiteraard wel hogere kosten aan verbonden. Aan het Registratiebureau toegezonden documenten worden voorzien van waarmerkstempels, gefotografeerd of gescand en teruggestuurd naar de afzender.

Werkwijze:

Druk het formulier (pdf downloaden; openen in Adobe of andere pdf-reader, of printen en met pen invullen) af en stuur dit samen met het te registreren document toe aan het Registratiebureau. Daarna ontvangt u een nota, gebaseerd op het toegezonden document en uw specifieke instructies. Na verwerking van de betaling krijgt u een email waarin de door u ingevulde gegevens worden opgenomen (als een e-mailadres is opgegeven)

Na ontvangst van het document (en controle van de betaling) wordt het document gewaarmerkt:

• op elke bladzijde (en het meegestuurde formulier) wordt een registratienummer gestempeld.
  • Indien om een bewaartermijn van 5 jaar of langer is verzocht:
    • een gebonden of geniet document wordt blad voor blad (tweezijdig) gefotografeerd. Een binding/nietje wordt niet verwijderd. De foto's worden digitaal opgeslagen.
    • een losbladig aangeleverd document (bijvoorbeeld met een paperclip samengevoegd) wordt tweezijdig ingescand. De scan wordt bewaard.
    • de foto's of scans zijn opvraagbaar gedurende de gewenste periode onder het nummer op het document
• de toegezonden documenten worden geretourneerd aan het op het formulier vermelde adres onder bijvoeging van een kopie van de aanbiedingsbrief
• indien de documenten aangetekend zijn ontvangen worden ze aangetekend teruggestuurd (mits de extra vergoeding is betaald).